Kein „Kavaliersdelikt“: So manches Unternehmen „pflegt“ vertragsrelevante Informationen noch immer in Excel-Tabellen. Archaische Aufbewahrungsmethoden mit Medienbrüchen sind ebenfalls weit verbreitet. Die Folge: Unterschiedliche Kenntnisstände, Inaktualitäten und langatmige Suchprozesse führen unweigerlich zu rechtlichen Schwierigkeiten und erheblichen finanziellen Einbußen. Folgeschäden, die aus unprofessionellem Umgang mit Verträgen resultieren, summieren sich durch Intransparenz und Kommunikationslücken pro Jahr auf dreistellige Milliardenbeträge.
Insbesondere bei länderübergreifenden Aktivitäten ist professionelles Vertragsmanagement Pflicht. Gefragt ist ein flexibles Tool, das über einen hohen Integrationsgrad der Digitalisierung vollständige Kontrolle ermöglicht. Mit dem Implementieren einer Vertragsmanagement-Software muss die hinreichende Schulung von Einkauf, Buchhaltung, Controlling und Rechtsabteilung gewährleistet sein. Dazu gehört die eindeutige Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten, etwa von Lead Buyern und Warengruppenmanagern. Zusätzlicher Erfolgsfaktor ist die reibungslose Integration der Vertragsmanagementlösung in die bestehende Systemlandschaft – komplett digital ohne Medienbruch – ausgehend vom Bedarf, weiter über Auktionen und Ausschreibungen bis zum Vertragsschluss und dem zentralen Verfügbarmachen relevanter Informationen für alle autorisierten Mitarbeiter an unterschiedlichen Schnittstellen und Standorten.
Lesen Sie mehr in meinem Artikel in der Novemberausgabe des Magazins „Beschaffung aktuell“: BA_2015-011_bravo_PDF_WEB